Dokumentasjonen er først verdifull når du faktisk trenger den

For en gårdeier handler god dokumentasjon derfor ikke bare om å lagre fakturaer som viser at jobben er utført.

Det er i tillegg viktig å ha informasjon om hva som er utført, når jobben ble gjennomført, hva som var årsaken og hvem som gjorde arbeidet.

Hva bør dokumenteres?

Eksempler på nyttig vedlikeholdsdokumentasjon er:

• Utførte kontroller og service
• Reparasjoner og utskiftinger
• Bilder før og etter arbeid
• Avvik og hvordan de ble fulgt opp
• Rapporter fra leverandører
• Dokumentasjon på tekniske installasjoner
• Periodiske kontroller og tilsyn
• Garantier

Dokumentasjonen bør være enkel å finne igjen. Det kan være vanskelig å finne informasjonen hvis du må lete gjennom hundrevis av e-poster for å finne den.

Gjør dokumentasjonen til en del av arbeidet

En god rutine er å dokumentere vedlikehold når oppgaven utføres, i stedet for å forsøke å rekonstruere historikken senere.

Et bilde, en kort beskrivelse og dato kan ofte være nok til å skape verdifull historikk.

Over tid får du en vedlikeholdshistorikk som gjør det enklere å planlegge fremtidige tiltak, følge opp leverandører og vise hva som faktisk er gjort.

Sophie hjelper gårdeiere med å strukturere oppgaver og dokumentasjon, slik at vedlikeholdshistorikken blir enklere å holde oppdatert.

‍