Hvor mye trenger du å vite om bygget ditt?

"Har du dokumentasjon på når dette sist ble kontrollert?"

Det er et enkelt spørsmål, men kan være overraskende vanskelig å svare på.

Hvis dokumentasjonen ligger i en gammel e-post, i en perm, på et Excel-ark eller hos leverandøren, kan det være utfordrende å huske hva som ble utført og når.

Som gårdeier trenger du ikke kunne alt om bygget ditt eller være ekspert på ventilasjon, brannvern, elektriske anlegg eller tak.

Men du bør ha oversikt over det viktigste og hvor du finner informasjonen ved behov.

Det er lett å miste oversikten

Som forvalter av ett eller flere bygg er det ikke uvanlig at mye av oppfølgingen skjer litt etter hvert.

En leverandør sender en e-post, en leietaker melder om noe som må fikses, kontroll av teknisk installasjon blir gjennomført og kanskje en ny serviceavtale inngås.

Hvert element er enkelt nok i seg selv, men utfordringen oppstår når du trenger en total oversikt.

Det er ofte her små ting blir glemt eller unødvendig tid går med til å lete etter informasjon.

Oversikt trenger ikke være komplisert

God eiendomsdrift handler ikke om å samle mest mulig dokumentasjon på ett sted, men å ha den riktige informasjonen tilgjengelig når du trenger den.

Start med det viktigste og lag et komplett dokumentarkiv (elektronisk), som inneholder;

Utført vedlikehold, kontroller, avtaler, dokumentasjon og oppgaver som venter på oppfølging.

Gjør det i tillegg lett for leietakere å melde inn saker og kvittere ut ansvar som ligger hos dem.

Da blir det lettere å planlegge, prioritere og mindre å huske på - helt enkelt!

‍

‍